Prozessautomatisierung im Gesundheitsbetrieb: Wo der ROI wirklich liegt

Zwei Gründe rechtfertigen eine Automatisierung. Sie eröffnet ein Geschäft, das vorher nicht möglich war. Oder sie spart Zeit in einem Ablauf, den es ohnehin gibt. Trifft keiner der beiden zu, ist es ein Technikprojekt und kein Investment.

Das klingt selbstverständlich, wird in der Praxis aber ständig übergangen. Betriebe automatisieren, was sich technisch gut automatisieren lässt, nicht das, was weh tut. Am Ende steht ein sauber gebautes System, das niemand vermisst hätte.

An diesen zwei Zielen hängt alles Weitere. Vier Punkte entscheiden, ob vom gerechneten Gewinn am Ende auch etwas übrig bleibt.

Die Umsetzung muss einfach bleiben

Je größer das Vorhaben, desto später kommt der erste Euro zurück. Ein Projekt, das ein halbes Jahr läuft und drei Systeme gleichzeitig anfasst, hat verloren, bevor es fertig ist: Bis dahin hat sich der Ablauf geändert, eine Software wurde aktualisiert, jemand hat gekündigt.

Deshalb schneiden wir klein. Ein Ablauf, wenige Wochen, danach messen. Wenn der erste läuft und spürbar entlastet, folgt der nächste. Diese Reihenfolge kostet etwas Tempo in der Planung und spart viel Geld an der Stelle, an der sonst zu viel auf einmal gebaut wird.

Niemand darf dafür abgestellt werden

Der häufigste versteckte Kostenblock ist Personal. Eine Lösung, die eine feste Ansprechperson braucht, jemanden der Regeln pflegt, Fehler nacharbeitet und neue Kollegen einweist, bindet genau die Ressource, die im Gesundheitsbetrieb ohnehin knapp ist. Rechnen Sie eine halbe Stelle dagegen, und die Ersparnis ist weg.

Unser Maßstab: Wenn ein Ablauf läuft, läuft er ohne Betreuung. Kein wöchentlicher Pflegetermin, keine interne Schulungsrunde, keine Person, die als einzige weiß, wie man es wieder zum Laufen bringt. Fällt jemand aus, arbeitet der Rest weiter.

Bedienbar für die Leute, die schon da sind

Automatisierung scheitert selten an der Technik, sondern daran, dass sie im Alltag umgangen wird. Kostet der neue Weg mehr Aufwand als der alte, greift das Team zum alten. Verständlicherweise.

Die Bedienung muss deshalb auf dem Niveau der Programme liegen, die Ihr Team ohnehin benutzt. Ein Klick, ein Formular, eine Nachricht. IT-Kenntnisse sollten so wenig nötig sein wie möglich.

Das ist heute deutlich leichter als noch vor zwei Jahren. Was früher eine Eingabemaske mit Regelwerk war, ist heute oft ein Satz in normaler Sprache. Diese Entwicklung geht weiter, und sie geht in Ihre Richtung: Was Ihr Team bedienen können muss, wird jedes Jahr weniger.

Kosten gegen Nutzen, nicht Technik gegen Gefühl

Automatisieren lässt sich fast alles. Lohnen tut sich wenig davon. Ein Vorgang, der selten vorkommt und jedes Mal anders läuft, kostet in der Einrichtung mehr, als er je einspart. Der bleibt von Hand, und das ist kein Rückschritt, sondern eine Rechnung.

Wo es sich lohnt, wissen Ihre Mitarbeiter meist besser als jede Analyse. Fragen Sie sie, womit sie täglich Zeit verlieren. Die Antworten sind unspektakulär und ziemlich verlässlich: Abstimmungen am Telefon, Angaben, die von einem Ort an den nächsten wandern, immer dieselbe Auskunft.

Genau dort liegt der ROI. Nicht bei dem Vorgang, der technisch am spannendsten wäre, sondern bei dem, der oft passiert und niemanden weiterbringt.

Wie wir vorgehen

Wir schauen zuerst auf Ihre Zahlen: Wie oft kommt ein Vorgang vor, wie lange dauert er, was kostet er im Jahr. Daraus ergibt sich eine Reihenfolge. Was sich nicht rechnet, bauen wir nicht, und wir sagen Ihnen das vorher.

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