Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Aurentis Solutions GmbH
Bergheimer Straße 104
69115 Heidelberg
E-Mail: kontakt@aurentis-solutions.de
Telefon: +49 6221 6479703

Diese Datenschutzerklärung gilt für die unter aurentis-solutions.de bereitgestellte Website.

Datenschutzbeauftragter: Aurentis Solutions GmbH ist nach § 38 Abs. 1 BDSG nicht zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten verpflichtet. Für datenschutzrechtliche Anliegen wenden Sie sich bitte an die oben genannten Kontaktdaten.

2. Allgemeine Hinweise

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung unserer Website und Leistungen erforderlich ist. Die Verarbeitung erfolgt nach Einwilligung oder auf Basis gesetzlicher Erlaubnis.

3. Server-Log-Dateien

Beim Aufruf der Website werden durch unseren Hosting-Provider übliche Server-Log-Daten gespeichert (z. B. Browsertyp, Betriebssystem, Referrer-URL, IP-Adresse, Zeitstempel). Die Daten dienen der technischen Bereitstellung und werden nach 7 Tagen automatisch gelöscht.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer fehlerfreien und sicheren Bereitstellung der Website).

4. Kontakt- und Rückrufformulare

Über unsere Kontakt- und Rückruf-Formulare verarbeiten wir die von Ihnen eingegebenen Daten (insbesondere Name, E-Mail, Telefon, Nachricht, ggf. Rückruf-Zeitraum) zur Bearbeitung Ihrer Anfrage. Die Formulare werden technisch über HubSpot Forms (HubSpot, Inc., Cambridge, USA) mit EU-Server-Routing abgewickelt; die Daten werden in unserem HubSpot-CRM gespeichert. Eine Übermittlung erfolgt erst nach aktiver Einwilligung per Checkbox.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a und b DSGVO. Eine Datenübermittlung in die USA stützt sich auf das EU-US Data Privacy Framework und EU-Standardvertragsklauseln. Weitere Informationen unter HubSpot Datenschutzerklärung.

Speicherdauer: Max. 24 Monate ab letztem Kontakt; bei Vertragsschluss gelten §§ 257 HGB, 147 AO (bis zu 10 Jahre).

Bereitstellungspflicht (Art. 13 Abs. 2 lit. e DSGVO): Die Angabe ist freiwillig. Ohne Kontaktdaten können wir Ihre Anfrage nicht beantworten.

5. E-Mail-Direktkontakt

Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren, verarbeiten wir die übermittelten Daten (E-Mail-Adresse, ggf. Name und Inhalt) zur Bearbeitung Ihres Anliegens.

Für unsere E-Mail-Postfächer setzen wir Microsoft 365 ein (Microsoft Ireland Operations Ltd., Dublin, Irland). Eine Auftragsverarbeitungs-Vereinbarung gemäß Art. 28 DSGVO besteht; eine Datenübermittlung in die USA stützt sich auf das EU-US Data Privacy Framework und EU-Standardvertragsklauseln.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO.

Speicherdauer: Solange zur Bearbeitung erforderlich; bei vertraglich oder steuerlich relevanten Inhalten gelten die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (§ 257 HGB, § 147 AO, bis zu 10 Jahre).

Bereitstellungspflicht: Die Angabe ist freiwillig; ohne die erforderlichen Daten ist keine Beantwortung möglich.

6. Telefonische Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns telefonisch erreichen oder über das Rückruf-Formular eine Rufnummer hinterlassen, verarbeiten wir Ihre Rufnummer sowie im Gespräch ausgetauschte Informationen zur Bearbeitung Ihres Anliegens.

Für unsere Geschäftstelefonie nutzen wir die sipgate GmbH (Düsseldorf, Deutschland). Eine Auftragsverarbeitungs-Vereinbarung gemäß Art. 28 DSGVO besteht; die Verarbeitung erfolgt auf Servern in der Europäischen Union.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO.

Speicherdauer: Nur insoweit, wie zur Bearbeitung oder zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten (§ 257 HGB, § 147 AO) erforderlich.

7. Cookie-Banner und Einwilligungsverwaltung

Beim ersten Aufruf unserer Website erhalten Sie ein Cookie-Banner, über das Sie die Aktivierung externer Dienste steuern. Sie können einzelne Dienste individuell freigeben, alle akzeptieren oder ablehnen. Aktuell werden über das Banner der Buchungskalender von HubSpot Meetings (siehe Abschnitt 8) und die Anfahrtskarte von Google Maps (siehe Abschnitt 9) gesteuert.

Ihre Auswahl wird lokal in Ihrem Browser gespeichert; zusätzlich legen wir einen Einwilligungs-Nachweis an (siehe Abschnitt 15).

Widerruf jederzeit: Über den Link „Cookie-Einstellungen“ im Seitenfuß können Sie Ihre Auswahl ändern oder zurücknehmen. Bis zum Widerruf erfolgte Verarbeitungen bleiben rechtmäßig (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i.V.m. § 25 Abs. 1 TDDDG (Einwilligung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO i.V.m. § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG für die technisch notwendige Speicherung Ihrer Auswahl.

8. HubSpot Meetings — Online-Buchungskalender

Auf der Seite „Erstgespräch“ integrieren wir den Online-Buchungskalender von HubSpot (HubSpot, Inc., Cambridge, USA) mit EU-Server-Routing. Der Kalender wird nicht automatisch geladen; das Embed wird nur nach Ihrer Einwilligung über das Cookie-Banner aktiviert. Ohne Einwilligung sehen Sie stattdessen eine Hinweis-Karte mit alternativen Kontaktwegen.

Mit Einwilligung lädt das HubSpot-Embed; HubSpot empfängt dabei IP-Adresse sowie Browser- und Gerätedaten und setzt eigene Cookies zur Wiedererkennung (Lebensdauer bis zu 13 Monate). Buchungsdaten (Name, E-Mail, Telefonnummer, Wunschtermin) verarbeiten wir zur Vorbereitung und Durchführung des Beratungsgesprächs.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i.V.m. § 25 Abs. 1 TDDDG für das Laden des Embeds; Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die Buchungsverarbeitung. US-Transfer auf Basis Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO sowie EU-US Data Privacy Framework und EU-Standardvertragsklauseln.

Speicherdauer: Max. 24 Monate ab letztem Kontakt; bei Vertragsschluss gelten §§ 257 HGB, 147 AO.

Bereitstellungspflicht: Die Nutzung ist freiwillig; Kontaktaufnahme über Formular, E-Mail oder Telefon bleibt unberührt.

Weitere Informationen: HubSpot Datenschutzerklärung.

9. Google Maps — Anfahrtskarte

Auf der Seite „Kontakt“ binden wir eine Karte von Google Maps ein. Anbieter für Nutzer im Europäischen Wirtschaftsraum ist die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Die Karte wird nicht automatisch geladen. Bis zu Ihrer Einwilligung sehen Sie an ihrer Stelle einen Platzhalter mit unserer Anschrift und einem Link zur Routenplanung, der erst beim Klick zu Google führt.

Mit Einwilligung lädt das Karten-Embed. Google empfängt dabei Ihre IP-Adresse sowie Browser- und Gerätedaten, kann Cookies setzen und erfährt, welche Seite Sie aufgerufen haben. Sind Sie gleichzeitig in einem Google-Konto angemeldet, kann Google den Aufruf diesem Konto zuordnen. Wir selbst erhalten von Google keine personenbezogenen Daten aus der Karte und setzen keine Standortabfrage ein.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i.V.m. § 25 Abs. 1 TDDDG für das Laden des Embeds. Eine Übermittlung in die USA stützt sich auf das EU-US Data Privacy Framework, dem Google LLC beigetreten ist, sowie auf EU-Standardvertragsklauseln.

Speicherdauer: Die Verarbeitung liegt bei Google, Angaben dazu finden Sie in der Datenschutzerklärung von Google. Ihre Einwilligung selbst speichern wir wie in Abschnitt 15 beschrieben.

Bereitstellungspflicht: Die Nutzung ist freiwillig. Anschrift und Routenplanung erreichen Sie auch ohne Einwilligung, ebenso alle anderen Kontaktwege.

Weitere Informationen: Datenschutzerklärung von Google.

10. Newsletter

Für den Versand unseres Newsletters nutzen wir HubSpot (HubSpot, Inc., Cambridge, USA) mit EU-Server-Routing. Die Anmeldung läuft im Double-Opt-in-Verfahren: Nach dem Absenden des Formulars erhalten Sie eine E-Mail mit Bestätigungslink. Erst mit Ihrem Klick nehmen wir Sie in den Verteiler auf. Bleibt die Bestätigung aus, wird die Adresse nicht angeschrieben.

Pflichtangabe ist allein die E-Mail-Adresse. Vor- und Nachname sind freiwillig und dienen nur der persönlichen Anrede. Zum Nachweis speichern wir zusätzlich Anmeldezeitpunkt, Bestätigungszeitpunkt und den Wortlaut Ihrer Einwilligung. Zur Verbesserung des Newsletters wertet HubSpot aus, ob eine E-Mail geöffnet und ob Links angeklickt wurden.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i.V.m. § 7 Abs. 2 Nr. 3 UWG (Einwilligung). US-Transfer auf Basis EU-US Data Privacy Framework und EU-Standardvertragsklauseln.

Widerruf jederzeit: Über den Abmeldelink am Ende jeder Newsletter-Mail oder formlos an kontakt@aurentis-solutions.de. Nach dem Widerruf löschen wir Ihre Daten aus dem Verteiler; den Anmeldenachweis bewahren wir zur Verteidigung gegen Ansprüche auf.

11. Selbstchecks

Auf unserer Website bieten wir kostenlose Selbstchecks an, etwa zur Barrierefreiheit, zu KI-Pflichten, zum KI-Potenzial und zur Sichtbarkeit in KI-Suchsystemen. Sie beantworten Fragen zu Ihrem Betrieb und erhalten eine Auswertung. Verarbeitet werden die von Ihnen eingegebenen Angaben, je nach Check Vorname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Firmenname, Ort und Website, dazu Ihre Antworten. Die Übermittlung erfolgt erst, wenn Sie die Einwilligung aktiv anhaken.

Die Auswertung senden wir per E-Mail und kommen bei Bedarf auf Sie zurück. Ihre Angaben speichern wir dafür in unserem HubSpot-CRM, den Versand wickeln wir über Microsoft 365 ab.

Beim KI-Sichtbarkeits-Check prüfen wir zusätzlich, ob KI-Suchsysteme Ihren Betrieb nennen. Dafür übermitteln wir Firmenname, Ort, Leistung und die angegebene Domain an unseren Dienstleister Mistral AI (Mistral AI SAS, Paris, Frankreich), der die Anfragen ausführt. Mit dem Anbieter besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Die Verarbeitung findet grundsätzlich in der Europäischen Union statt; je nach Funktion können Daten vorübergehend außerhalb der EU verarbeitet werden, abgesichert durch Standardvertragsklauseln. Für das Training der Modelle des Anbieters werden Ihre Eingaben nicht verwendet. Zusätzlich rufen wir die angegebene Website technisch ab, um sie zu prüfen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung). Sie können die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, formlos an kontakt@aurentis-solutions.de. Die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Speicherdauer: 24 Monate ab dem letzten Kontakt, bei Vertragsschluss gelten die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.

Bereitstellungspflicht: Die Teilnahme ist freiwillig. Ohne E-Mail-Adresse können wir Ihnen die Auswertung nicht zusenden. Zum Schutz vor missbräuchlicher Nutzung werten wir die IP-Adresse für ein Anfragelimit aus, ohne sie zu speichern.

12. Reichweitenmessung mit Umami

Zur Reichweitenmessung nutzen wir die Open-Source-Software Umami, die wir auf eigenen Servern in der EU betreiben. Es findet keine Datenübermittlung an Drittanbieter statt.

Umami setzt keine Cookies, erzeugt keine geräteübergreifenden Profile und nutzt kein Fingerprinting. Erfasst werden ausschließlich anonymisierte Aggregat-Daten (aufgerufene Seiten, Verweildauer, ungefähre Herkunftsregion auf Stadt-Ebene, Bildschirmauflösung, Browser, Betriebssystem). Die IP wird nicht gespeichert. Eine Wiedererkennung einzelner Nutzer ist nicht vorgesehen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO i.V.m. § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG (berechtigtes Interesse an statistischer Reichweitenmessung; technisch erforderliche Speicherung zur Vermeidung von Doppelzählungen).

13. KI-Assistent auf dieser Website

Auf unserer Website steht ein KI-Assistent bereit, der Fragen zu unserem Angebot beantwortet. Öffnen Sie das Fenster nicht, wird nichts übertragen. Sobald Sie eine Frage abschicken, senden wir Ihre Nachricht zusammen mit den vorherigen Nachrichten desselben Gesprächs an unseren Dienstleister Mistral AI (Mistral AI SAS, Paris, Frankreich), der daraus die Antwort erzeugt. Mit dem Anbieter besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Die Verarbeitung findet grundsätzlich in der Europäischen Union statt; je nach Funktion können Daten vorübergehend außerhalb der EU verarbeitet werden, abgesichert durch Standardvertragsklauseln.

Bitte geben Sie im Chat keine Gesundheitsdaten und keine anderen sensiblen Angaben ein. Für Anliegen, die persönliche Daten betreffen, nutzen Sie das Kontaktformular oder rufen Sie uns an.

Wir speichern die Gesprächsverläufe nicht dauerhaft; das Gespräch liegt während der Sitzung in Ihrem Browser und ist nach dem Schließen weg. Zum Schutz vor missbräuchlicher Nutzung werten wir die IP-Adresse für ein Anfragelimit aus, ohne sie zu speichern. Beim Dienstleister können Anfragen für einen begrenzten Zeitraum zur Missbrauchserkennung vorgehalten werden. Für das Training der Modelle des Anbieters werden Ihre Eingaben nicht verwendet; die entsprechende Einstellung haben wir deaktiviert.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer schnellen Beantwortung von Fragen zu unserem Angebot).

14. Cookies und lokale Speicherung

Wir verwenden grundsätzlich nur technisch notwendige Cookies. Tracking-Cookies werden ausschließlich nach Einwilligung über das Cookie-Banner gesetzt (siehe Abschnitt 7).

Aktuell im Einsatz:

• Technisch notwendig (Local Storage): Ihre Cookie-Banner-Auswahl sowie Einstellungen unseres Barrierefreiheits-Widgets — beides ausschließlich lokal in Ihrem Browser, keine Übermittlung an Dritte.
• Nach Einwilligung (HubSpot): Cookies des HubSpot-Buchungskalenders auf der Seite „Erstgespräch“ (siehe Abschnitt 8).
• Nach Einwilligung (Google Maps): Cookies der Anfahrtskarte auf der Seite „Kontakt“ (siehe Abschnitt 9).
• Reichweitenmessung (Umami): Kurzzeitiger Local-Storage-Eintrag zur Vermeidung von Doppelzählungen, ohne personenbezogene Daten.

15. Nachweis Ihrer Einwilligung

Nach Art. 7 Abs. 1 DSGVO sind wir verpflichtet, Einwilligungen nachweisen zu können. Wir speichern dafür auf eigenen Servern (Hetzner, Deutschland):

• Zeitstempel und Consent-ID
• Banner-Version und Art Ihrer Entscheidung
• Status pro Dienst
• Pseudonymisierter IP-Hash (SHA-256 mit serverseitigem Salt; Rückrechnung praktisch ausgeschlossen)
• User-Agent
• Kryptografische Verkettung zur Manipulationssicherheit

Speicherdauer: Maximal 3 Jahre, orientiert an der regelmäßigen Verjährungsfrist nach § 195 BGB. Danach automatische Löschung.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i.V.m. Art. 7 Abs. 1 DSGVO (Nachweispflicht) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Beweisbarkeit).

Ihre Rechte: Sie können den Status Ihrer Einwilligungen abfragen, indem Sie uns Ihre Consent-ID (aus Ihrem Browser-Speicher) an kontakt@aurentis-solutions.de senden. Ohne Consent-ID ist eine Zuordnung nicht möglich.

16. Automatisierte Entscheidungsfindung und Profiling

Eine ausschließlich auf automatisierter Verarbeitung beruhende Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet auf dieser Website nicht statt. Ein automatisiertes Lead-Scoring oder vergleichbare Bewertungsfunktionen in HubSpot sind nicht aktiviert.

17. Ihre Rechte

Sie haben jederzeit das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20), Widerspruch (Art. 21) sowie Widerruf einer erteilten Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Wenden Sie sich dazu an kontakt@aurentis-solutions.de.

18. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Für uns zuständig ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Lautenschlagerstraße 20, 70173 Stuttgart, baden-wuerttemberg.datenschutz.de.

19. Hosting

Unsere Website wird bei Hetzner Online GmbH (Rechenzentrum Deutschland) gehostet. Eine Auftragsverarbeitungs-Vereinbarung gemäß Art. 28 DSGVO besteht. Die Auslieferung erfolgt unmittelbar von EU-Servern; ein externes Content Delivery Network setzen wir nicht ein.

20. Änderung dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Erklärung anzupassen, etwa bei Änderungen der Rechtslage oder eingesetzter Dienste. Es gilt die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.