Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Aurentis Solutions GmbH
Bergheimer Straße 104
69115 Heidelberg
E-Mail: kontakt@aurentis-solutions.de
Telefon: +49 6221 6479703

Diese Datenschutzerklärung gilt für die unter aurentis-solutions.de bereitgestellte Website.

Datenschutzbeauftragter: Aurentis Solutions GmbH ist nach § 38 Abs. 1 BDSG nicht zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten verpflichtet. Für datenschutzrechtliche Anliegen wenden Sie sich bitte an die oben genannten Kontaktdaten.

2. Allgemeine Hinweise

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung unserer Website und Leistungen erforderlich ist. Die Verarbeitung erfolgt nach Einwilligung oder auf Basis gesetzlicher Erlaubnis.

3. Server-Log-Dateien

Beim Aufruf der Website werden durch unseren Hosting-Provider übliche Server-Log-Daten gespeichert (z. B. Browsertyp, Betriebssystem, Referrer-URL, IP-Adresse, Zeitstempel). Die Daten dienen der technischen Bereitstellung und werden nach 7 Tagen automatisch gelöscht.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer fehlerfreien und sicheren Bereitstellung der Website).

4. Kontakt- und Rückrufformulare

Über unsere Kontakt- und Rückruf-Formulare verarbeiten wir die von Ihnen eingegebenen Daten (insbesondere Name, E-Mail, Telefon, Nachricht, ggf. Rückruf-Zeitraum) zur Bearbeitung Ihrer Anfrage. Die Formulare werden technisch über HubSpot Forms (HubSpot, Inc., Cambridge, USA) mit EU-Server-Routing abgewickelt; die Daten werden in unserem HubSpot-CRM gespeichert. Eine Übermittlung erfolgt erst nach aktiver Einwilligung per Checkbox.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a und b DSGVO. Eine Datenübermittlung in die USA stützt sich auf das EU-US Data Privacy Framework und EU-Standardvertragsklauseln. Weitere Informationen unter HubSpot Datenschutzerklärung.

Speicherdauer: Max. 24 Monate ab letztem Kontakt; bei Vertragsschluss gelten §§ 257 HGB, 147 AO (bis zu 10 Jahre).

Bereitstellungspflicht (Art. 13 Abs. 2 lit. e DSGVO): Die Angabe ist freiwillig. Ohne Kontaktdaten können wir Ihre Anfrage nicht beantworten.

5. E-Mail-Direktkontakt

Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren, verarbeiten wir die übermittelten Daten (E-Mail-Adresse, ggf. Name und Inhalt) zur Bearbeitung Ihres Anliegens.

Für unsere E-Mail-Postfächer setzen wir Microsoft 365 ein (Microsoft Ireland Operations Ltd., Dublin, Irland). Eine Auftragsverarbeitungs-Vereinbarung gemäß Art. 28 DSGVO besteht; eine Datenübermittlung in die USA stützt sich auf das EU-US Data Privacy Framework und EU-Standardvertragsklauseln.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO.

Speicherdauer: Solange zur Bearbeitung erforderlich; bei vertraglich oder steuerlich relevanten Inhalten gelten die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (§ 257 HGB, § 147 AO, bis zu 10 Jahre).

Bereitstellungspflicht: Die Angabe ist freiwillig; ohne die erforderlichen Daten ist keine Beantwortung möglich.

6. Telefonische Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns telefonisch erreichen oder über das Rückruf-Formular eine Rufnummer hinterlassen, verarbeiten wir Ihre Rufnummer sowie im Gespräch ausgetauschte Informationen zur Bearbeitung Ihres Anliegens.

Für unsere Geschäftstelefonie nutzen wir die sipgate GmbH (Düsseldorf, Deutschland). Eine Auftragsverarbeitungs-Vereinbarung gemäß Art. 28 DSGVO besteht; die Verarbeitung erfolgt auf Servern in der Europäischen Union.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO.

Speicherdauer: Nur insoweit, wie zur Bearbeitung oder zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten (§ 257 HGB, § 147 AO) erforderlich.

7. Cookie-Banner und Einwilligungsverwaltung

Beim ersten Aufruf unserer Website erhalten Sie ein Cookie-Banner, über das Sie die Aktivierung externer Dienste steuern. Sie können einzelne Dienste individuell freigeben, alle akzeptieren oder ablehnen. Aktuell wird über das Banner ausschließlich HubSpot Meetings (siehe Abschnitt 8) gesteuert.

Ihre Auswahl wird lokal in Ihrem Browser gespeichert; zusätzlich legen wir einen Einwilligungs-Nachweis an (siehe Abschnitt 11).

Widerruf jederzeit: Über den Link „Cookie-Einstellungen" im Seitenfuß können Sie Ihre Auswahl ändern oder zurücknehmen. Bis zum Widerruf erfolgte Verarbeitungen bleiben rechtmäßig (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i.V.m. § 25 Abs. 1 TDDDG (Einwilligung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO i.V.m. § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG für die technisch notwendige Speicherung Ihrer Auswahl.

8. HubSpot Meetings — Online-Buchungskalender

Auf der Seite „Erstgespräch" integrieren wir den Online-Buchungskalender von HubSpot (HubSpot, Inc., Cambridge, USA) mit EU-Server-Routing. Der Kalender wird nicht automatisch geladen; das Embed wird nur nach Ihrer Einwilligung über das Cookie-Banner aktiviert. Ohne Einwilligung sehen Sie stattdessen eine Hinweis-Karte mit alternativen Kontaktwegen.

Mit Einwilligung lädt das HubSpot-Embed; HubSpot empfängt dabei IP-Adresse sowie Browser- und Gerätedaten und setzt eigene Cookies zur Wiedererkennung (Lebensdauer bis zu 13 Monate). Buchungsdaten (Name, E-Mail, Telefonnummer, Wunschtermin) verarbeiten wir zur Vorbereitung und Durchführung des Beratungsgesprächs.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i.V.m. § 25 Abs. 1 TDDDG für das Laden des Embeds; Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die Buchungsverarbeitung. US-Transfer auf Basis Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO sowie EU-US Data Privacy Framework und EU-Standardvertragsklauseln.

Speicherdauer: Max. 24 Monate ab letztem Kontakt; bei Vertragsschluss gelten §§ 257 HGB, 147 AO.

Bereitstellungspflicht: Die Nutzung ist freiwillig; Kontaktaufnahme über Formular, E-Mail oder Telefon bleibt unberührt.

Weitere Informationen: HubSpot Datenschutzerklärung.

9. Reichweitenmessung mit Umami

Zur Reichweitenmessung nutzen wir die Open-Source-Software Umami, die wir auf eigenen Servern in der EU betreiben. Es findet keine Datenübermittlung an Drittanbieter statt.

Umami setzt keine Cookies, erzeugt keine geräteübergreifenden Profile und nutzt kein Fingerprinting. Erfasst werden ausschließlich anonymisierte Aggregat-Daten (aufgerufene Seiten, Verweildauer, ungefähre Herkunftsregion auf Stadt-Ebene, Bildschirmauflösung, Browser, Betriebssystem). Die IP wird nicht gespeichert. Eine Wiedererkennung einzelner Nutzer ist nicht vorgesehen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO i.V.m. § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG (berechtigtes Interesse an statistischer Reichweitenmessung; technisch erforderliche Speicherung zur Vermeidung von Doppelzählungen).

10. Cookies und lokale Speicherung

Wir verwenden grundsätzlich nur technisch notwendige Cookies. Tracking-Cookies werden ausschließlich nach Einwilligung über das Cookie-Banner gesetzt (siehe Abschnitt 7).

Aktuell im Einsatz:

• Technisch notwendig (Local Storage): Ihre Cookie-Banner-Auswahl sowie Einstellungen unseres Barrierefreiheits-Widgets — beides ausschließlich lokal in Ihrem Browser, keine Übermittlung an Dritte.
• Nach Einwilligung (HubSpot): Cookies des HubSpot-Buchungskalenders auf der Seite „Erstgespräch" (siehe Abschnitt 8).
• Reichweitenmessung (Umami): Kurzzeitiger Local-Storage-Eintrag zur Vermeidung von Doppelzählungen, ohne personenbezogene Daten.

11. Nachweis Ihrer Einwilligung

Nach Art. 7 Abs. 1 DSGVO sind wir verpflichtet, Einwilligungen nachweisen zu können. Wir speichern dafür auf eigenen Servern (Hetzner, Deutschland):

• Zeitstempel und Consent-ID
• Banner-Version und Art Ihrer Entscheidung
• Status pro Dienst
• Pseudonymisierter IP-Hash (SHA-256 mit serverseitigem Salt; Rückrechnung praktisch ausgeschlossen)
• User-Agent
• Kryptografische Verkettung zur Manipulationssicherheit

Speicherdauer: Maximal 3 Jahre, orientiert an der regelmäßigen Verjährungsfrist nach § 195 BGB. Danach automatische Löschung.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i.V.m. Art. 7 Abs. 1 DSGVO (Nachweispflicht) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Beweisbarkeit).

Ihre Rechte: Sie können den Status Ihrer Einwilligungen abfragen, indem Sie uns Ihre Consent-ID (aus Ihrem Browser-Speicher) an kontakt@aurentis-solutions.de senden. Ohne Consent-ID ist eine Zuordnung nicht möglich.

12. Automatisierte Entscheidungsfindung und Profiling

Eine ausschließlich auf automatisierter Verarbeitung beruhende Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet auf dieser Website nicht statt. Ein automatisiertes Lead-Scoring oder vergleichbare Bewertungsfunktionen in HubSpot sind nicht aktiviert.

13. Ihre Rechte

Sie haben jederzeit das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20), Widerspruch (Art. 21) sowie Widerruf einer erteilten Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Wenden Sie sich dazu an kontakt@aurentis-solutions.de.

14. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Für uns zuständig ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Lautenschlagerstraße 20, 70173 Stuttgart, baden-wuerttemberg.datenschutz.de.

15. Hosting

Unsere Website wird bei Hetzner Online GmbH (Rechenzentrum Deutschland) gehostet. Eine Auftragsverarbeitungs-Vereinbarung gemäß Art. 28 DSGVO besteht. Die Auslieferung erfolgt unmittelbar von EU-Servern; ein externes Content Delivery Network setzen wir nicht ein.

16. Änderung dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Erklärung anzupassen, etwa bei Änderungen der Rechtslage oder eingesetzter Dienste. Es gilt die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.