Fachkräftemangel: Was hilft, bevor Sie die nächste Stelle ausschreiben

Die Stelle ist ausgeschrieben, seit Monaten. Es kommen kaum Bewerbungen, und die, die kommen, passen selten. Währenddessen läuft der Betrieb weiter, die Arbeit verteilt sich auf die, die da sind, und irgendwann geht der erste in den Feierabend mit dem Gefühl, den Tag nur verwaltet zu haben.

An dieser Stelle wird meistens noch eine Anzeige geschaltet. Verständlich, aber der Markt gibt die Leute schlicht nicht her. Zwei andere Hebel wirken schneller: erst die Arbeit verringern, die niemanden braucht, danach dafür sorgen, dass die wenigen passenden Kandidaten Sie überhaupt finden.

Zuerst die Arbeit, dann die Leute

Schreiben Sie eine Woche lang mit, wie viel Zeit in Vorgänge fließt, die jedes Mal gleich ablaufen: Termine vereinbaren, dieselben fünf Angaben am Telefon abfragen, hinterhertelefonieren, weil Unterlagen fehlen, Fristen im Kopf behalten. Die meisten schätzen das deutlich zu niedrig, weil sich die Zeit auf viele Schultern verteilt und deshalb bei niemandem auffällt.

Was sich davon abgeben lässt, unterscheidet sich je nach Betrieb.

Im medizintechnischen Service sind es die Prüffristen. MTK und STK stehen fest im Kalender, die Terminabstimmung mit dem Kunden läuft trotzdem von Hand. Ein Ablauf, der rechtzeitig erinnert, Termine vorschlägt und den Servicebericht anstößt, nimmt der Disposition eine wiederkehrende Last ab.

Im Sanitätshaus sind es Rezepte und Folgeaufträge. Die Angaben sind jedes Mal dieselben, der Weg auch. Wenn Kunden ihre Unterlagen selbst hochladen und der Vorgang strukturiert ankommt, entfällt das Abtippen.

Im Dentallabor ist es der Auftragsstand. Ein großer Teil der Anrufe dreht sich um die Frage, wie weit etwas ist. Eine automatische Statusmeldung an die Auftraggeber beantwortet sie, bevor jemand zum Hörer greift.

Fangen Sie beim häufigsten Vorgang an, nicht beim größten Projekt. Was sich täglich wiederholt und wenig Fachwissen verlangt, rechnet sich am schnellsten und stört den Betrieb am wenigsten.

Was Automatisierung leistet und was nicht

Sie ersetzt keine Stelle. Wer so rechnet, wird enttäuscht sein.

Sie verschiebt Arbeitszeit. Ihre Leute verbringen weniger davon mit Formularen und Rückrufen und mehr mit der Arbeit, für die sie ausgebildet sind. Zu merken ist das zuerst daran, dass abends weniger liegen bleibt.

Für die Personalsuche hat das einen zweiten Effekt, der selten mitgedacht wird. Ein Arbeitsplatz, an dem die Routine automatisiert läuft, lässt sich im Vorstellungsgespräch besser verkaufen als einer, an dem eine Fachkraft den halben Tag Termine notiert.

Dann die Sichtbarkeit als Arbeitgeber

Eine Anzeige stellt nur den ersten Kontakt her. Wer sich ernsthaft interessiert, sucht danach den Betrieb, öffnet die Website und liest Bewertungen. Das dauert zwei Minuten und passiert oft am Handy, abends auf der Couch. In diesen zwei Minuten entscheidet sich, ob eine Bewerbung kommt.

Was dort zählt, ist wenig spektakulär: eine Seite, die auf dem Handy funktioniert, ein Google-Profil mit aktuellen Fotos und Öffnungszeiten, die stimmen, Bewertungen, auf die jemand antwortet, und eine Karriereseite, die zeigt, wie der Arbeitstag aussieht, statt nur Qualifikationen aufzuzählen.

Zwei Dinge halten Kandidaten spürbar ab. Das Anschreiben erzeugt Aufwand, den kaum jemand auf sich nimmt, solange andere Betriebe darauf verzichten. Und eine Bewerbung, die nur per E-Mail mit Anhang funktioniert, passt schlecht zu einem Gerät, das in erster Linie ein Telefon ist. Wer eine kurze Strecke anbietet, bei der Name, Kontakt und ein Lebenslauf als Datei reichen, bekommt mehr Rückläufer. Über WhatsApp funktioniert das ebenfalls, wenn es zur Zielgruppe passt.

Wer zuerst antwortet

Wer sich bei drei Betrieben bewirbt, entscheidet sich häufig für den, der sich zuerst meldet. Das Angebot ist dabei oft zweitrangig.

Eine automatische Eingangsbestätigung reicht, wenn sie einen konkreten nächsten Schritt nennt: wer sich meldet und bis wann. Das kostet nichts und verschafft Ihnen zwei Tage Luft.

Die Reihenfolge

Zuerst den häufigsten Vorgang automatisieren, damit sofort Zeit frei wird. Dann die Karriereseite und den Bewerbungsweg vereinfachen, damit Kandidaten ankommen. Danach das Google-Profil pflegen, weil es die erste Anlaufstelle ist. Und erst dann die nächste Anzeige schalten.

Umgekehrt passiert regelmäßig, was Sie kennen: Die Anzeige läuft, die Bewerbungen bleiben aus, und niemand weiß warum.

Wenn Sie wissen möchten, welcher Vorgang in Ihrem Betrieb am meisten Zeit frisst, schauen wir im kostenlosen Erstgespräch gemeinsam darauf. Eine erste Einschätzung liefert auch der KI-Potenzial-Check, er dauert wenige Minuten.